Cách trả lời email lịch sự? Bí kíp chinh phục nhà tuyển dụng chỉ bằng câu chữ

Cách trả lời email lịch sự không chỉ đơn giản là thể hiện thái độ tôn trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng, cấp trên, đối tác,… Nó còn là cơ sở để người nhận đánh giá được năng lực và kỹ năng mềm của bạn trong quá trình làm việc. Chính vì vậy mỗi câu chữ cho đến từng dấu chấm trong email luôn phải thật chuẩn xác. Sự hiện hữu từ ngữ trên trang giấy có thể được lưu giữ và chia sẻ cho nhiều người đọc qua. Cho nên sự cẩu thả trong cách viết email đối với một nhân viên là điều không được số đông chấp nhận.

Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ một cách trả lời email lịch sự gửi đến nhiều đối tượng người đọc khác nhau. Tùy thuộc vào từng đối tượng và sự việc cụ thể, chúng ta sẽ có cách diễn đạt cũng như xưng hô phù hợp. Tuy nhiên, điều trước tiên bạn cần nên nhắc nhở bản thân dù nội dung quan trọng, nhưng không được xem thường yếu tố hình thức nhé!

Những điều cần lưu ý trước khi viết email:

Để có một email hoàn chỉnh gửi đi không sai sót, chúng ta cần phải lưu ý những yếu tố cơ bản đầu tiên sau đây:

Kiểm tra tên hòm thư người gửi chính xác để không sai sót.

Đọc đi đọc lại những nội dung liên quan đến email bạn được nhận.

Chú ý cách xưng hô và hành văn, sự kiện quan trọng người gửi nhắc đến trong email.

Dùng màu để tô đậm những dữ liệu quan trọng chuẩn bị cho phần trả lời chính xác.

Viết một email nháp trước khi gửi bản chính thức cho người nhận. Như vậy sẽ hạn chế được khả năng viết sai cũng như bị bấm nhầm nút gửi trong quá trình soạn thảo văn bản trực tiếp trên mail.

Cách trả lời email lịch sự như thế nào?

Về hình thức:

Chọn font chữ phổ biến để viết như một bài viết trên word thông thường.

Email trả lời chỉ nên dài khoảng 600 từ trở lại, không dài dòng lan man. Nếu bạn muốn trình bày thông tin rõ hơn hãy gửi thêm file đính kèm cuối thư để người đọc tiện theo dõi.

Một email trả lời lịch sự có bố cục 6 phần, tương ứng với 6 yêu cầu cơ bản trong hình thức viết email. Độ dài mỗi phần không giống nhau, những tiêu chí phụ như thân và kết bài chỉ nên trình bày từ 2 đến 3 dòng văn. Tập trung chủ yếu vào phần thân bài, trong đó chia làm hai đoạn.

Mỗi đoạn dài từ 3 đến 4 dòng, đoạn thứ nhất tập trung trình bày nguyên nhân, cách thức diễn ra sự việc. Đoạn thứ 2 nêu lên những quan điểm đánh giá bản thân một cách khách quan nhất.

Về nội dung:

Lưu ý:

Câu chữ cần cân đối chủ vị chính xác, có dấu chấm câu rõ ràng.

Mỗi câu chỉ nên có từ 15 đến 20 từ. Viết quá nhiều khiến người xem cảm thấy rối mắt và không muốn đọc nó.

Hạn chế sử dụng liên từ nối quá nhiều, không lặp từ cũng những lạm dụng dấu chấm than quá nhiều tạo cảm giác không chân thật, biểu lộ tính cảm xúc quá nhiều trong cách hành văn sẽ không mang lại hiệu quả tốt.

Sử dụng từ xưng hô thật chính xác, không quên ghi rõ ngày tháng và chữ ký tên cuối thư.

Tiêu đề thư ghi rõ tên và chức vụ của bạn. Ví dụ như: “ĐƠN ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KINH DOANH – NGUYỄN VĂN A”

Bố cục bài viết cơ bản bao gồm 6 phần chính:

Thứ nhất: Thông tin người nhận

 Kính gửi + Danh xưng + Tên công ty/ doanh nghiệp/văn phòng hay đơn vị hoặc tên nhân vật cụ thể (Bao gồm cả họ và tên).

Thứ hai: Thông tin của bạn và lời cảm ơn

Trình bày thông tin cá nhân họ tên, chức vụ của bạn đến người nhận. Đồng thời gửi lời cảm ơn đến người nhận vì đã phản hồi thông tin đến bạn. Nếu bạn gửi email trễ 1 đến 2 ngày cũng nên gửi đến họ lời xin lỗi.

Ví dụ như: “Tôi tên là Nguyễn Văn A – Hiện tại đang đảm nhận chức vụ nhân viên kinh doanh công ty A. Tôi cảm ơn Quý Công Ty đã xem qua điều khoản hợp đồng và phản hồi email đến tôi trong thời gian sớm nhất. Tuy nhiên cũng thành thật xin lỗi Quý Công Ty vì một vài lý do công việc đã khiến Công ty chờ đợi.”

Thứ ba: Trình bày vấn đề cụ thể

Trình bày thẳng vào trọng tâm vấn đề bạn đang hướng đến để người nhận nắm rõ. Ví dụ bạn cần trả lời email công ty phỏng vấn, nên viết: “Hiện tại, sau khoảng thời gian chờ đợi em đã nhận được email phỏng vấn từ phía công ty. Em sẽ cố gắng sắp xếp hồ sơ và chuẩn bị thủ tục đầy đủ để đến tham dự buổi phỏng vấn trực tiếp vào lúc …. Giờ…. Ngày… Tháng, tại Tòa nhà A, thành phố Hồ Chí Minh”. Nên nhớ nhắc lại một lần nữa thông tin cuộc hẹn để công ty xác định bạn đã đọc qua email thông báo của họ.

Thứ tư: Nội dung bổ sung làm rõ vấn đề chính

Thông tin phụ kèm bổ sung cho phần nội dung chính vừa viết đoạn trên. Lấy tình huống ví dụ giống như trên, bạn cần có email trả lời phỏng vấn nhà tuyển dụng. Đoạn thứ 4 bạn sẽ viết: “Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Quý Công Ty đã dành thời gian xem qua hồ sơ của em. Hy vọng trong buổi phỏng vấn sớm tới, em sẽ được học hỏi thêm nhiều kiến thức hơn từ quá trình ứng tuyển tại công ty.”

Bạn có thể thêm hoặc không thêm bố cục đoạn thứ này, nếu đoạn thứ 3 đã đủ nội dung để giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ. Tùy vào cảm nhận mỗi người khác nhau để viết bạn nhé! Tuy nhiên, câu từ cần ít cảm xúc cảm kích càng tốt, hãy chứng tỏ bản thân có đủ năng lực để vượt qua vòng loại đến vòng phỏng vấn.

Bạn nên viết những điều hướng nội dung đến những điều tích cực mang tính học hỏi và phát triển tại một môi trường mới sẽ giúp bạn nhận điểm cộng từ nhà tuyển dụng. Nó cho thấy được sự hăng hái và tinh thần thích nghi tốt môi trường làm việc.

Thứ năm: Lời chúc cho người nhận

Cuối cùng không quên gửi lời chúc cho người nhận như một phép lịch sự tối thiểu: Chúc Quý Công ty thành công và ngày càng thịnh vượng”.

Thứ sáu: Chữ kỹ cá nhân

Ghi đầy đủ họ và tên của bạn, nếu tiện hãy để lại thông tin liên hệ bằng điện thoại và chức danh kèm theo. Nếu bạn là sinh viên ứng tuyển chỉ cần ghi đầy đủ thông tin tên họ bản thân là được.

Trên đây, là cách trả lời email lịch sự mà chúng tôi đúc kết được để tổng hợp gửi đến bạn trong bài viết này. Hy vọng với những nội dung trên bạn đã có thêm cho mình những tài liệu tham khảo hữu ích để hỗ trợ công việc tốt hơn.