Là một nhân viên văn phòng, chắc hẳn bạn không còn xa lạ với Excel. Excel là phần mềm trợ giúp thực hiện báo cáo, xử lý số liệu. Hiểu rõ về các hàm trong Excel sẽ giúp việc sử dụng được dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn. Cùng điểm qua các hàm thường dùng của excel trong bài viết dưới đây nhé.
Các hàm tính toán
1. SUM
Hàm SUM được dùng để tính tổng giá trị các số trong dãy ô được chọn. Cú pháp:
=SUM(number1, [number2], …)
Với number1, number2 là các giá trị bạn muốn tính tổng. Ví dụ =SUM(10,20).
Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các ô muốn tính tổng. Ví dụ =SUM(C2:C4)
2. COUNT và COUNTA
Hàm COUNT đếm số lượng ô có chứa các số, đồng thời đếm các số có trong danh sách tham đối. Sử dụng hàm COUNT để biết số mục nhập trong trường số nằm trong phạm vi hoặc dãy số. Cú pháp:
=COUNT(value1, [value2],…)
Với:
- value1 (bắt buộc): Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.
- value2,… (tùy chọn): Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.
Ví dụ, bạn muốn đếm các ô có số trong cột Total Sales, bấm cú pháp =AVERAGE(C1:C4). Kết quả có 3 ô chứa số trong phạm vi đã chọn.
Hàm COUNTA đếm các ô không trống (các ô chứa giá trị chuỗi và số) trong một vùng dữ liệu nhất định. Cú pháp:
=COUNTA(number1, [number2], …)
Ví dụ, bạn muốn đếm các ô không bỏ trống trong bảng sau, cú pháp: =COUNTA(A1:C5). Kết quả có 12 ô không bỏ trống.
3. AVERAGE
Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của phạm vi giá trị ô đã được chọn. Cú pháp:
=AVERAGE(number1, [number2], …)
Với:
- number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi muốn tính trung bình.
- number2,… (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung muốn tính trung bình, tối đa là 255.
Ví dụ, để tính trung bình cột Total Sales, ta bấm chú pháp =AVERAGE(C2:C4) hoặc =AVERAGE(C2,C3,C4)
4. MIN and MAX
Hàm MIN và MAX tìm ra giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong vùng dữ liệu được chọn. Cú pháp:
=MIN(number1, [number2], …)
=MAX(number1, [number2], …)
Ví dụ, bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong cột Total Sales, cú pháp: =MAX(C1:C4). Kết quả 400 là giá trị lớn nhất.
5. PRODUCT
Hàm PRODUCT được sử dụng để nhân tất cả các đối số đã chọn lại với nhau và trả về tích của chúng. Cú pháp:
=PRODUCT(number1, [number2],…)
Lưu ý:
- Các ô bỏ trống hàm PRODUCT sẽ mặc định là 0.
- Các ô chứa văn bản sẽ không được hàm PRODUCT tính và sẽ hiển thị lỗi #DIV/0!
Ví dụ: Bạn muốn nhân tất cả các giá trị trong bảng sau, cú pháp là =PRODUCT(A2:B4)
Các hàm điều kiện logic
1. IF
Hàm IF giúp kiểm tra, đối chiếu và trả về kết quả tương ứng với điều kiện đưa ra. Cú pháp:
=IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
Trong đó:
- logical_test: Giá trị thực hiện.
- value_if_true: Điều kiện thỏa mãn.
- value_if_false: Điều kiện không thỏa mãn.
Ví dụ, bạn muốn kiểm tra xem học sinh có điểm số đạt theo điều kiện như sau. Cú pháp: =IF(C2>=5,”Đạt”,”Không đạt”)
Hàm IF sẽ giúp bạn phân loại “Đạt” hay “Không đạt” dựa trên xem xét cột Điểm số theo điều kiện lớn hơn hoặc bằng 5.
2. COUNTIF
Hàm COUNTIF đếm tổng số ô thoả mãn điều kiện đặt ra trong vùng dữ liệu đã chọn. Cú pháp:
=COUNTIF(range,criteria)
Trong đó:
- range: Vùng dữ liệu cần đếm.
- criteria: Điều kiện để đếm.
Ví dụ, bạn cần đếm số học sinh có điểm số đạt. Cú pháp: =COUNTIF(C2:C6,”>=5″)
3. VLOOKUP
Hàm VLOOKUP tìm kiếm thông tin, giá trị trong một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong bảng đó. Hàm VLOOKUP được dùng để tìm kiếm thông tin nhanh chóng từ một bảng dữ liệu lớn dựa trên giá trị cụ thể và trả về giá trị liên quan từ cột khác. Cú pháp:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])
Trong đó:
- Lookup_value: là giá trị dùng để tìm kiếm
- Table_array: là vùng điều kiện để dò tìm giá trị tìm kiếm, cột đầu tiên trong table_array là cột để tìm giá trị tìm kiếm. Table_array có thể cùng hoặc khác sheet với Lookup_value và cũng có thể cùng file hoặc khác file với Lookup_value. Thường để ở dạng địa chỉ tuyệt đối
- Col_index_num: Là thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị cần tìm. Cột đầu tiên của vùng dữ liệu được tính là 1
- Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.
Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối
Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.
Lưu ý: Hàm VLOOKUP được dùng để tìm kiếm theo cột
Ví dụ, bạn muốn điền tên sản phẩm theo mã sản phẩm có sẵn dựa theo bảng danh mục sản phẩm. Cú pháp:
Lưu ý: Sau khi chọn, Table_array (trong trường hợp này là từ F4:G6) => nhấn F4 để cố định vùng điều kiện.