KPI là gì? Tầm quan trọng của của KPI

Posted on by ahos63

Để quản trị tốt công việc thì việc quan trọng là phải đo lường được hiệu suất công việc. Đó là lý do KPI được cho ra đời. Vậy KPI là gì? KPI có tầm quan trọng như thế nào đối với hoạt động của doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

KPI là gì?

Kip là từ viết tắt của Key Performance Indicators, là chỉ số đo lường và đánh giá kết quả thực hiện công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. KPI cung cấp mục tiêu để nhân viên phấn đấu, các cột mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp đội nhóm của tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn.

KPI có thể được sử dụng trong đa dạng lĩnh vực và bộ phận, từ nhân sự, bán hàng đến marketing… Bên cạnh đó, KPI có thể gồm lợi nhuận, doanh thu, số lượng sản phẩm bán ra, chi phí trung bình hằng năm… Phân tích KPI giúp tổ chức, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chắc chắn về hiệu quả hoạt động và đưa ra những điều chỉnh, phát triển cần thiết.

Các loại KPI

  • Lagging KPI: Lagging KPI liên quan đến trạng thái hiện tại của doanh nghiệp. Loại KPI này đo lường mục tiêu đã đặt ra và muốn đạt được trong một khung thời gian cụ thể.
  • Leading KPI: Leading KPI đo lường và xác định trạng thái trong tương lai của mục tiêu kinh doanh.
  • High KPI: Đây là loại KPI có liên quan đến toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp. Có thể nói đây là những chỉ số đo lường sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp nói chung
  • Low KPI: Đây là loại chỉ số hiệu suất nhỏ hơn với mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như chiến lược phòng ban hay một dự án nhỏ mà doanh nghiệp đã thực hiện.

Tầm quan trọng của KPI

KPI là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp muốn khai thác thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để tạo lợi thế chiến lược. KPI không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc, hiệu suất hoạt động mà còn giúp doanh nghiệp dự đoán thách thức và nắm bắt cơ hội phát triển theo thời gian thực.

KPI cho phép doanh nghiệp xác định những điểm cần cải thiện, thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên, định hướng chiến lược nhằm tăng cường sự bền vững và khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường.

Sau đây là một số lợi ích nổi bật mà KPI có thể mang lại cho tổ chức, doanh nghiệp:

1.   Giao tiếp hiệu quả với nhân viên

Khi có mục tiêu rõ ràng, nhân viên sẽ có động lực hơn để cố gắng. Nếu không, họ khó có thể hoàn thành công việc với hiệu suất tốt nhất. KPI giúp doanh nghiệp đặt ra mục tiêu cụ thể về thời gian cũng như khối lượng công việc cần thực hiện. Chúng có thể được đặt theo ngày hoặc theo tuần, theo tháng.

Bên cạnh đó, nhân viên cũng nhận thức được doanh nghiệp mong đợi gì ở họ, giúp thúc đẩy tinh thần và hiệu suất làm việc. Đồng thời, KPI giúp doanh nghiệp đánh giá và đo lường hiệu suất giữa các nhân viên, xác định thành viên nào có hiệu suất cao, thấp nhất.

2.   Khuyến khích sự tăng trưởng của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp sử dụng KPI hiệu quả có thể thúc đẩy sự phát triển của cả nhân viên và doanh nghiệp vì KPI cung cấp cho doanh nghiệp khả năng xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra sáng kiến đổi mới liên tục. Ngoài ra, KPI còn cho thấy kỹ năng, khía cạnh mà nhân viên có thể phát triển hơn, giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả công việc.

3.   Đo lường tiến độ

Việc triển khai và phân tích KPI giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ hoạt động kinh doanh của mình. Việc thiết lập giá trị hiệu suất trung bình dựa trên báo cáo KPI sẽ giúp so sánh với hiệu suất của báo cáo mới. Bên cạnh đó, KPI còn cho thấy sự thay đổi và hiệu quả của các quy trình hiện tại đối với hoạt động kinh doanh.

Làm thế nào để thiết lập KPI?

Tuỳ vào lĩnh vực, mục tiêu của doanh nghiệp mà việc thiết lập KPI có thể được điều chỉnh khác nhau. Sau đây là một số bước cơ bản giúp bạn đề ra KPI phù hợp cho doanh nghiệp của mình:

  1. Đặt ra mục tiêu cuối cùng: Hãy cân nhắc kỹ xem đâu là điều doanh nghiệp của bạn mong đợi và muốn hướng đến. Từ đó, đề ra mục tiêu thực tế, cụ thể và xác định mốc thời gian phù hợp, chẳng hạn như tăng 10% doanh số trong vòng ba tháng tới.
  2. Xác định tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, đội nhóm: Sau khi có mục tiêu cụ thể, đánh giá xem hiện tại đã đạt được bao nhiêu phần trăm, hay hoạt động của đội nhóm mình có ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu đó.
  3. Xem xét dữ liệu đã tích lũy được: Bạn nên thu thập các thông tin, dữ liệu liên quan sau đó tiến hành phân tích kỹ lưỡng để hiểu cách hoạt động, điểm mạnh, điểm cần cải thiện ở hoạt động kinh doanh.
  4. Xác định lịch phân tích, đánh giá KPI: Điều này liên quan đến tần suất bạn lập báo cáo để đánh giá tiến độ làm việc dựa trên nghiên cứu KPI.
  5. Chia nhỏ mục tiêu cuối cùng thành mục tiêu nhỏ hơn: Mục tiêu nhỏ hơn dễ thực hiện hơn, giúp cho nhân viên có cảm giác đạt được thành tựu và tiếp tục cố gắng để cùng nhau đạt mục tiêu cuối cùng.
  6. Phân chia công việc phù hợp: Cuối cùng, hãy phân công nhiệm vụ cũng như trách nhiệm cho các phòng ban, nhân viên một cách hợp lý để đảm bảo họ có khả năng thực hiện.